Accompagner le changement en entreprise

De nouveaux projets de lancement d’un processus de changement ? Pour les collaborateurs, il n’est pas toujours facile de convenir à une transformation. Des formations et des actions doivent être ainsi mises en œuvre pour accompagner efficacement le changement en entreprise. Pourquoi et comment faciliter la transition ? Quels outils et méthodes incontournables pour réussir un projet de conduite de changement ? Ce billet du manager avisé vous dit tout. Depuis l’élaboration de la stratégie à l’adoption de la formation et du travail d’accompagnement, le processus d’un projet requiert la mobilisation de ressources humaines et matérielles. Voilà pourquoi le chef de projet doit bien préparer la transformation en entreprise.

L’approche subtile de la mise en place du changement

Dans le cadre des conversions d’usage dans une équipe et de la conduite de changement, les aspects techniques des projets d’accompagnement de changement ont souvent la priorité sur les préoccupations humaines. Pourtant, la réussite de tout processus de changement dépend de manière obligatoire, de l’acceptation de la nouvelle situation. Les collaborateurs d’une entreprise doivent convenir aux nouvelles tâches associées au nouveau travail organisationnel établi.

Avec des méthodes pertinentes, le responsable du management ou des formations au changement peut assurer avec plus d’efficacité, la gestion des résistances, des risques envisageables. Les éventuels échecs des démarches mises en œuvre lors d’une conduite au changement induisent effectivement le manager à anticiper le refus ou la difficulté des collaborateurs à adopter et à mieux comprendre les enjeux de la mutation. Son rôle est de clarifier et rassurer l’équipe sur les objectifs du contexte. Une vision globale sur le management, les formations et les techniques nécessaires à l’évolution et à la réussite du projet est capitale.

Pourquoi se faire accompagner lors des transformations en entreprise ?

Il n’est pas évident d’atteindre l’objectif fixé pour un projet de changement en entreprise et d’améliorer la qualité de vie de travail d’une équipe sans informer préalablement les collaborateurs de la démarche, des conséquences et des pratiques mobilisées pour cette nouvelle organisation. Pour mener à bien les changements, il faut faire une réflexion sur l’idée du projet, adopter une manœuvre pertinente et être efficace dans le suivi des actions menées. Tout au long de ce processus, la communication doit être bien assurée. À défaut de formation, le directeur de ressources humaines doit prévoir une stratégie avec une boîte à outils de changement assez fournie. Bien réfléchir sur les solutions les mieux adaptées aux salariés, compte tenu de leurs compétences, permet notamment d’analyser les facteurs de changement et d’éviter efficacement les écueils. C’est aussi un moyen de mesurer l’impact des projets de changement sur le service concerné ou sur les équipes.

La conduite au changement dans les entreprises implique aussi l’examen des forces existantes pour mieux appréhender et accompagner cette mesure, mais aussi de rectifier le tir en chemin si besoin. Manager un projet de changements suppose aussi l’établissement des relations de cause à effet. Cela aide à articuler le projet de manière efficace. Néanmoins, il est tout aussi important d’identifier les résistances au changement pour les comprendre et d’apporter une solution. C’est la meilleure façon de se conformer à l’évolution perpétuelle du monde professionnel.

Le processus du changement

Tout projet de changement en entreprise est constitué des différentes phases. Connaître et maîtriser chaque phase de transition est indispensable pour réussir sa stratégie de transformation et prévenir les risques psychosociaux relatifs à la démarche. Si l’on se réfère par exemple au modèle de gérance de conduites de changements de Kurt Lewin, il faut tenir compte de ces 3 étapes essentielles :

– La phase de l’Unfreeze ou le dégel : étape incontournable pour mieux se préparer au changement, cette phase a pour objectif de bien informer les collaborateurs de la transformation. À ce niveau, les managers doivent déjà s’attendre à une résistance.

– L’étape du « change » ou du changement a proprement parlé : les nouvelles pratiques bien définies sont ici, en phase d’exécution. Il n’est pas question de commentaire susceptible d’annuler la réponse et le besoin imminent de changement.

– La période de « Refreeze » ou de gel : intervenant après le changement effectif, cette étape a pour but de consolider les transformations nouvellement adoptées.

Les outils nécessaires à une expérience optimisée du changement

Qu’il s’agisse de la méthode John Kotter ou de Peter Drucker, tous les projets de management du changement ou d’accompagnement au changement impliquent le recours à un outil adapté. Parmi la palette disponible et selon la formation d’accompagnement engagée, le DAF a pour rôle de faire le choix sur différents outils.

– La Force Field Analysis

Matrice élaborée par Kurt Lewin, ce dispositif de mise en place de changement permet d’analyser les forces positives et négatives de la technique de conduite à l’abjuration nouvellement lancée. Avec des points de ressemblance au Google Analytics, c’est un bon moyen pour reconsidérer ou bien d’abandonner certaines idées ou projets de changement. Équipés de cet outil, les salariés peuvent faire une évaluation individuelle ou collective des étapes impliquées dans le processus de changements. Ils seront en mesure de comprendre au mieux le contexte, les enjeux et les objectifs de la formation impliquant ce système.

– La courbe de deuil

Il s’agit de la schématisation des différents paliers, mais aussi les éventuels sentiments éprouvés par le groupe face à la procédure de changement. Pour accompagner cette approche, le manager lui-même doit parcourir  les paliers du deuil impliquées dans la mutation. C’est là tout l’intérêt de solliciter les compétences d’un professionnel en formation et accompagnement au changement.

– L’équation du changement

Cet outil popularisé par Reuben T. Harris et Richard Beckhard est aussi essentiel pour mener une analyse nette d’une situation donnée avec comme idée, de procéder à un état des lieux pour mieux adopter les décisions pertinentes face à la résistance.

– Le diamant de Leavitt

Cet instrument aide essentiellement à identifier et à mesurer les impacts du changement au sein des équipes. Cela ouvre sur une vision plus claire des composantes clés de l’organisation notamment sur les missions évoquées par la stratégie ou le processus de changement, la technologie et le service annexe. Cet aspect permet au manager du changement de dessiner efficacement un plan d’action adéquat.

– Les Futures Wheel

Fréquemment utilisé lors des séances de brainstorming, de communication des plans et modes de conduites au changement, ce process permet d’avoir une représentation graphique des enchainements du changement ou d’une tendance. Avec ce modèle, les managers peuvent facilement décider du lancement ou non du projet et mettre la lumière sur les retombées. La redéfinition ou le changement de la portée du plan peut être aussi adoptée aussi facilement par l’équipe ou par le manager lui-même.

– Le modèle de Burke-Litwin

C’est certainement la méthode la plus complexe. Elle aide à évaluer et à faire l’analyse des dimensions relatives au niveau organisationnel et à l’environnement essentiel au succès du changement. La résistance au changement est aussi anticipée et les équipes peuvent facilement mettre en place une meilleure organisation.